如何制作轻巧型的Word文档 制作轻巧型的Word文档方法【详解】

    一般Word文档的文件不是很大。但是有时候你可能会发现，一个没有太多内容的Word文档，大得惊人，看起来也不合理。另外，如果要制作一个涉及内容较多或者页码较多的Word文档，如果文档过大，会直接影响文档打开和编辑的效率。所以，如果可能的话，尽可能的轻文档会有利于提高效率，减少资源占用。
    提示:Word文档尺寸大的主要原因是图像文件大，内嵌字体等元素。本地使用Word大型文档的影响不明显，但如果涉及网络传输或共享，可能会严重影响传输速度和时间，甚至会因为超出空间限制而被拒绝。
    1.在文档中插入适当的内容。
    有些Word文档是从互联网上导入的。由于从互联网上直接复制的内容往往除了文本外还包含各种格式控制内容，如果直接复制势必会造成Word文档“臃肿”。
    鉴于此，需要使用一种合适的插入文本内容的方法:先将网络文本复制粘贴到Notepad文档中，然后从Notepad复制刚刚粘贴的内容，最后将从Notepad复制的内容粘贴到Word文档中(图1)。这样，由于记事本不具备保存网页格式的功能，所有与文本无关的格式都会被过滤掉，所以最终在Word中得到的是纯文本内容，占用的空间自然是最小的。
    
    图像内容的插入也是如此。首先，将图片从网页复制到图片编辑器(如“绘图”或Photoshop)；接下来，在图片编辑器中编辑图片，取消其不必要的无关图层、底图、框架等组件；之后复制图片，插入到Word文档中。
    然而，这种方法仍然不是最好的。由于图片格式的影响，插入到文档中的图片仍然可能会不经意地携带一些冗余的组件。比较安全的方法是在上面的图片编辑器中把图片保存为一定质量的PNG文件或者JPG文件；最后，使用Word的“插入”图片命令，将保存的文件插入到Word文档中(图2)。
    
    2.压缩内容以缩小文档。
    即使以上述方式插入适当的文本或图片内容后，我们仍然可以通过压缩内容来压缩文档。通过压缩，我们可以得到质量相对较低但视觉上可以接受的图片。
    具体压缩方法是:在Word菜单中选择“另存为”命令，然后选择保存目标。在“另存为”对话框窗口中，选择“工具”下拉菜单中的“压缩图片”选项(图3)。
    
    接下来，在“压缩图片”选项窗口中选择图片的分辨率。可以根据最终文档的用途选择分辨率，例如打印、查看网页或放映、发送电子邮件或使用要求高质量的图片(图4)。选择图像压缩选项后，点击“保存”，获取图像压缩后的文档。
    
    3.删除不必要的文档内容。
    完成上述精简和压缩任务后，可以通过删除不必要的内容来继续减小Word文档的文件大小。比如嵌入在Word文档中的字体文件，有些嵌入在Word文档中是因为改变环境后可能没有安装到系统中，担心不能正常显示合适的字体样式。但是系统中还是有一些常用的字体。即使没有嵌入到Word文档中，通常也是正常显示的，不需要嵌入到文档中，不需要占用空间。因此，冗余嵌入字体可以通过以下方法移除。
    在Word文档中，选择文件菜单下的选项；然后，在弹出窗口的“保存”标签下，取消选择“将字体嵌入文件”选项，然后按“确定”(图5)。或者，如果您使用非常特殊的字体，并且必须保留这些字体，您可以选择“将字体嵌入文件”，但选择“不嵌入常见的系统字体”而不是“仅嵌入文档中使用的字符(适合减小文件大小)”，这也可以减小文件大小。
    
    4.从格式上压缩整个文档。
    做了以上所有工作后，我们还有机会进一步缩小整个文档的大小。如果考虑到文档与低版本软件的兼容性，提前将文档保存为DOC格式，还是有希望通过将文档格式转换为DOCX来压缩整个文档，从而获得更小的Word文档。
    将DOC文档转换为DOCX文档的方法是在Word中打开文档，然后选择“另存为”命令，将文档保存为DOCX格式(图6)。当然，如果直接使用above2007以上更高版本的默认设置，文档已经是DOCX格式了，就没有这个考虑了。